CAI – La Commission d’accès à l’information du Québec, organisme administratif chargé de l’application des lois en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.
Incident de confidentialité – L’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel. Il peut aussi s’agir de la perte ou de toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.
Loi sur le secteur privé – Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1
Renseignement personnel – Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier.
Renseignement personnel sensible – Un renseignement personnel est sensible lorsque, par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’atteinte raisonnable en matière de vie privée.
Le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins peut récolter desrenseignements personnels quisont notamment nécessaires à l’accomplissement de sa mission, soit celle d’assurer une défense et une représentation de ses membres.
Le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins précisées. Tous les renseignements personnels seront recueillis conformément aux lois. De plus, le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins détiendra, protégera et détruira les renseignements personnels conformément aux lois et aux meilleures pratiques.
Un renseignement personnel ne peut être utilisé qu’aux fins pour lesquelles il a été recueilli. Si le renseignement personnel doit être utilisé à d’autres fins, la personne concernée doit donner son consentement. Le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins doit alors expliquer en termes simples et clairs la nouvelle finalité à la personne concernée.
Le consentement n’a pas besoin d’être écrit, cependant, lorsque la situation le requiert, notamment à cause de la sensibilité des renseignements recueillis, le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins peut utiliser un formulaire de consentement écrit. Le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins peut aussi utiliser un formulaire de consentement écrit lorsque la personne concernée le demande.
Les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels sont publiées sur le site Internet du Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins ou, en l’absence de site Internet, par tout autre moyen approprié.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels veille à assurer le respect et l’application des lois concernant la protection des renseignements personnels et de la présente politique. Elle s’occupe notamment de traiter les demandes d’accès aux renseignements personnels, à s’assurer de l’exactitude des renseignements, à faire rectifier l’information, à gérer les incidents de confidentialité et à promouvoir les bonnes pratiques en la matière.
Le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins conservera sécuritairement les renseignements personnels collectés, et ce, uniquement pour la durée nécessaire afin de lui permettre de remplir ses obligations. Dans la plupart des cas, la conservation de ses renseignements personnels sera de plusieurs années, voire plusieurs décennies. À titre d’exemple, les dossiers disciplinaires, d’équité salariale, de retraite, d’accidents de travail ou d’invalidité doivent être conservés pour des durées suffisamment longues afin de s’assurer qu’il n’y a pas de perte de droits dans le futur, par exemple à la suite d’un versement rétroactif qui aurait lieu des années plus tard.
Sur demande, le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins expliquera à la personne concernée la durée de la conservation des renseignements personnels.
Lorsque la détention d’un renseignement personnel n’a plus de pertinence dans un dossier, le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins détruira sécuritairement l’information. Cependant, le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins peut aussi l’anonymiser, en retirant les mentions permettant d’identifier une personne, s’il souhaite conserver des éléments pour d’autres fins.
Le cas échéant, chacune des personnes membres du personnel du Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins et chacune des personnes officières syndicales (personnes élues ou personnes déléguées) veilleront à s’assurer que les renseignements personnels sont collectés, conservés, utilisés et détruits selon les meilleures pratiques. Lorsqu’un incident de confidentialité probable, appréhendé ou avéré est porté à la connaissance d’une personne membre de l’organisation, celle-ci communiquera avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins veille à ce qu’un renseignement personnel soit accessible à une personne membre du personnel ou à une personne officière syndicale de son organisation uniquement si celui-ci est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins doittenir un registre desincidents de confidentialité conformément à la Loi sur le secteur privé et à ses règlements. Sur demande de la CAI, une copie de ce registre lui est transmis.
Lorsque le Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un ou des renseignements personnels qu’il détient, il doit alors prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’unpréjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.Le cas échéant, si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, il doit alors aviser la CAI ainsi que la personne concernée conformément à la Loi sur le secteur privé et à ses règlements.
L’évaluation du risque de préjudice se fait en consultation de la personne responsable de la protection des renseignements personnels et prend en compte la sensibilité du ou des renseignements concernés, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels reçoit les plaintes relatives à la protection de ceux-ci. Lorsqu’une telle plainte est déposée, la personne responsable de la protection des renseignements personnels en accuse réception auprès de la personne concernée, prend connaissance de son contenu, enquête sur les circonstances et répond par écrit d’une manière diligente. Le cas échéant, elle peut formuler des recommandations au Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins permettant d’améliorer la protection des renseignements personnels.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure que la présente politique a été diffusée et a été mise en œuvre au sein du Syndicat de l’enseignement de la région des Moulins. Elle veille aussi à assurer le suivi des changements législatifs et à mettre à jour la politique, au besoin.